Vers des usages administratifs simplifiés pour les nouveaux indépendants et les collectifs d’activités
Comment améliorer le temps administratif des entrepreneurs en CAE, diminuer la phobie administrative vécue par certains, l’infobésité pour d’autres ? Comment alléger la charge de travail pour les équipes d’appui tout en maintenant une fiabilité et qualité de services ?
Réalisée en 2016-2017, l’expédition gestions radieuses est une démarche de design de services, fondée sur les principes d’action suivants :
- Partir des pratiques réelles ;
- Faire avec les parties prenantes ;
- Ouvrir les productions à toutes les étapes du travail ;
- Incarner les propositions sous ormes de prototypes à tester.
Résolument opérationnel, le projet aboutira à de nouvelles solutions d’accompagnement administratif pour les entrepreneurs des coopératives d’activité et d’emploi, “applicables”, “extensibles” aux nouveaux indépendants et aux collectifs. Tout autant numériques que physiques, à usage individuel ou collectifs, ces nouvelles solutions seront intégrées dans les ERP de Coopérer Pour Entreprendre ou dans les programmes de formation et de développement des compétences.
Le projet Gestions radieuses a été mis en œuvre par le cabinet Vraiment Vraiment, spécialisé en design de politiques publiques.
Une expédition en 5 temps
Lancée au dernier trimestre 2016, l’expédition Gestions Radieuses embarque le réseau Coopérer pour Entreprendre tout au long de l’année 2017, à travers plusieurs temps :
Temps 1 : Les immersions
Pour comprendre le détail des usages des différents acteurs du réseau, une équipe de designers / anthropologues vont à la rencontre de 12 CAE membres du réseau Coopérer pour Entreprendre.
Réalisées sur 2 jours, alternant temps d’échanges et d’observations, ces immersions cherchent à identifier des usages réels et personnels d’un ensemble d’acteurs concernés par les outils administratifs dans le réseau : des adhérents, des coopérateurs, des experts comptables, des responsables de structures… Cette matière est ensuite analysée et problématisée.
Les 12 CAE ayant participé à l’immersion
Les immersions se sont déroulées entre janvier et mai 2017 dans 12 CAE de Coopérer pour Entreprendre :
- Antigone // Strasbourg
- Artenréel // Strasbourg
- Avant Premières // Saint-Brieuc
- Cap Entreprendre // Forbach
- Chrysalide // Quimper
- Coobatir // Strasbourg
- Coop’Alpha // Lormont
- Coop&bat // Lormont
- Coopénates // Strasbourg
- Élan Créateur // Rennes
- Port Parallèle // Paris
- Sittelle Création // Lorient
Temps 2 : Les cartes à réaction
Le résultat des immersions a été diffusé à l’ensemble des CAE du réseau, sous forme de “cartes à réactions”. Cet outil, déjà expérimenté dans d’autres contextes, propose une restitution « irritante » des observations et force les acteurs à réagir pour enrichir la compréhension globale des pratiques du réseau.
Temps 3 : Atelier de coconception
La matière collectée avec les cartes à réaction a constitué le socle de travail pour l’atelier de co-conception du 12 septembre 2017, auquel toutes les CAE du réseau ont été conviées.
Temps 4 : Prototypage de services
La matière collectée lors des ateliers a été le point de départ d’un travail de design de service. L’objectif de cette étape est de concevoir 7 services et de proposer pour chacun :
- 1 scénario d’usage global.
- 1 prototype pour incarner l’expérience proposée et présenter l’usage d’une étape clé (site web, outil, formulaire administratif, Communication…) Les prototypes ont ensuite été testés dans les CAE participantes.
Temps 5 : Forum de restitution
Les différents prototypes de services réalisés ont été présentés lors d’un temps de forum qui a convié l’ensemble des participants et les acteurs concernés. Ce temps a permis de :
- revenir sur l’ensemble de la méthode et de ses enseignements ;
- présenter les scénarios d’évolution envisagés présenter les différents prototypes.
Après ce temps de présentation, les participants ont été invités à se positionner entre les différentes propositions qu’ils souhaitaient soutenir et imaginé collectivement les modalités de déploiement de ces services dans leur contexte de travail.
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