Back office de gestion

Back-office de gestion : émergence du besoin

Un nombre croissant de coopératives d’activité et d’emploi (CAE) sous-traitent l’un des processus de gestion sociale : la gestion de la paie. D’autres s’interrogent à sous-traiter un périmètre plus grand de processus de gestion pour des raisons diverses :

  • Perte récente de compétences internes
  • Difficultés à recruter des collaborateurs
  • Réorganisation de l’équipe
  • Recherche d’optimisation
  • Besoin de renfort ponctuel (CJS par exemple).

Back-office de gestion : démarche de design de services

Afin d’interroger la pertinence et les modalités d’un service d’externalisation mutualisé d’un ou plusieurs processus de gestion administrative et sociale, Coopérer pour Entreprendre a engagé à l’automne 2020 une démarche de design de services, confiée à l’agence Les beaux jours.

Après une observation au sein des CAE mettant en lumière plusieurs tensions au sein des CAE :

  • La comptabilité et plus spécifiquement la paie concentrent des problématiques organisationnelles et individuelles
  • Les fonctions administratives et comptables sont exposées aux risques et à l’urgence
  • L’externalisation de la paie, quand réalisée, signifie parfois un transfert du risque

Plusieurs pistes de mutualisation que pourraient porter CPE ont été identifiées  :

  • Le respect de la réglementation
  • L’animation et la mise à jour des DUERP
  • L’archivage
  • L’organisation de temps de gouvernance (AG par exemple)
  • La médiation en cas de refus d’entrée au sociétariat d’un entrepreneur
  • L’appui administratif à des projets saisonniers
  • L’appui RH à des entretiens professionnels

Qu’entend-on par Back-office de gestion ?

L’équipe de Coopérer pour Entreprendre et les Beaux jours ont défini et détaillé 6 process métiers qui recouvrent ce cœur de métier de la CAE :

  • La gestion sociale
  • La gestion comptable
  • La gestion commerciale
  • Le respect de la réglementation des métiers hébergés
  • La gestion juridique de la structure