Back-office de gestion : émergence du besoin
Un nombre croissant de coopératives d’activité et d’emploi (CAE) sous-traitent l’un des processus de gestion sociale : la gestion de la paie. D’autres s’interrogent à sous-traiter un périmètre plus grand de processus de gestion pour des raisons diverses :
- Perte récente de compétences internes
- Difficultés à recruter des collaborateurs
- Réorganisation de l’équipe
- Recherche d’optimisation
- Besoin de renfort ponctuel (CJS par exemple).
Back-office de gestion : démarche de design de services
Afin d’interroger la pertinence et les modalités d’un service d’externalisation mutualisé d’un ou plusieurs processus de gestion administrative et sociale, Coopérer pour Entreprendre a engagé à l’automne 2020 une démarche de design de services, confiée à l’agence Les beaux jours.
Après une observation au sein des CAE mettant en lumière plusieurs tensions au sein des CAE :
- La comptabilité et plus spécifiquement la paie concentrent des problématiques organisationnelles et individuelles
- Les fonctions administratives et comptables sont exposées aux risques et à l’urgence
- L’externalisation de la paie, quand réalisée, signifie parfois un transfert du risque
Plusieurs pistes de mutualisation que pourraient porter CPE ont été identifiées :
- Le respect de la réglementation
- L’animation et la mise à jour des DUERP
- L’archivage
- L’organisation de temps de gouvernance (AG par exemple)
- La médiation en cas de refus d’entrée au sociétariat d’un entrepreneur
- L’appui administratif à des projets saisonniers
- L’appui RH à des entretiens professionnels
Qu’entend-on par Back-office de gestion ?
L’équipe de Coopérer pour Entreprendre et les Beaux jours ont défini et détaillé 6 process métiers qui recouvrent ce cœur de métier de la CAE :
- La gestion sociale
- La gestion comptable
- La gestion commerciale
- Le respect de la réglementation des métiers hébergés
- La gestion juridique de la structure